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11 Feb 16

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Postato da Inve Consulting con 2 Commenti

Innanzitutto cosa è la postalizzazione?

La postalizzazione è un insieme di servizi (che vedremo a breve) i quali permettono di comunicare a mezzo posta cartacea utilizzando unicamente un computer con accesso alla rete internet.

In pratica le attività di stampa su carta dei documenti, imbustamento, affrancatura, compilazione della busta con mittente e destinatario, trasporto all'ufficio postale, accettazione e vidimazione delle medesime e rilascio della distinta postale sono demandate ad un servizio esterno (il cosidetto „postalizzatore“) mentre l'inviante si potrà concentrare unicamente sulla produzione dei documenti da inviare in formato digitale.

Come funziona un postalizzatore?

in pratica il postalizzatore si interfaccia con il nostro gestionale (RipartoIG) e riceve i documenti da inviare (documenti in formato PDF) gli indirizzi dei destinatari ed i vari parametri di stampa (bianco nero, colori, pinzatura, fronte retro etc).

Il postalizzatore stampa, imbusta, affranca e prepara fisicamente il materiale da inviare: spesso queste attività sono ulteriormente demandate ad aziende specializzate ad esempio unicamente nell'imbustamento, queste aziende lavorando su grandi volumi riescono ad ottimizzare l'efficienza e quindi il costo di queste attività.

Una volta preparate le buste il postalizzatore si rivolge ad un vettore che provvederà alla consegna delle buste, il vettore per assurdo potrebbe essere proprio poste italiane oppure nuovi vettori che si sono immessi in un mercato prima unicamente gestito dalle „Poste di Stato“.

Come funziona il nostro modulo?

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INVE Consulting ha creato un modulo che si interfaccia con MultiDialogo (il postalizzatore predefinito per l'invio di posta), contattando MultiDialogo ed aprendo un contratto con loro è possibile postalizzare tramite RipartoIG la propria posta.

Quanto costa?

A ricezione completata di una richiesta di invio cartaceo Multidialogo comunica a RipartoIG il costo dell'intero gruppo di missive ed il costo specifico di ogni missiva permettendo così di conoscere i costi.

Perchè dovrei utilizzarlo?

Il tempo speso ad imbustare, compilare le buste, stampare le etichette è tempo fondamentalmente mal speso ed estremamente sensibile ad errori (la lettera di Tizio inserita in quella di Caio) e rallentamenti (la Posta è chiusa, la stampante non funziona).

I postalizzatori gestiscono in maniera economica e sistematica l'intera filiera della postalizzazione rimuovendo il più possibile l'intervento umano e garantendo generalmente un servizio superiore.

L'amministratore può così liberare dipendenti da incombenze non legate all'amministrazione condominiale e magari impegnarli in attività più utili così come risparmiare su attrezzature per la stampa e consumabili prima cruciali per poter inviare le lettere.

Come si attiva?

Per il programma basta entrare da RipartoIG in voce di menu „Postalizzazione“ -> „Abilitazioni“, ma per le credenziali che verranno richieste bisogna contattare Multidialogo.

Chiamando l'assistenza vi possiamo comunque guidare per l'utilizzo iniziale della postalizzazione.

Cosa posso postalizzare?

Qualsiasi file pdf e quindi anche ogni stampa di RipartoIG prodotta in questa maniera tramite una stampante PDF (non la precedente DoPDF ma la nuova Bullzip presente in area riservata inve.it -> Download -> Utilità -> Stampante PDF) che consente con facilità anche la produzione della stampa multipla del Conto Economico individuale.

Non supportiamo l'invio diretto di documenti Word o Excel in quanto sono soggetti a problemi di impaginazione e di resa dei font, tuttavia a partire da un documento Word o Excel è abbastanza immediata l'esportazione in formato PDF (lo permettono molti programmi di video scrittura come LibreOffice o OpenOffice).

  1. Andrea Mauri amministrazioni
    2016-03-04 17:34:22

    Consigliate l"uso di Libre Office o di Open Office? Grazie

  2. E. Mareni
    2016-07-12 16:08:25

    E' supportata la fatturazione direttamente al condominio? Ho necessità di fatturare al condominio direttamente e di utilizzare il fondo cassa postale per i pagamenti tramite conto corrente condominiale. E' possibile farlo da RipartoIG? grazie e.